Объяснительная записка, по сути, является
документом, объясняющим вышестоящему непосредственному руководителю
причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или
технологической дисциплины. Так же объяснительные записки используются
как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ,
например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет
содержание отдельных положений основного документа, в этом случае
записка оформляется на общем бланке организации.
Если объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия,
сложившуюся ситуацию, то они оформляются на стандартном листе бумаге и
адресуются конкретному вышестоящему должностному лицу. В случае
отправки записки по горизонтали используются служебные записки.
Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:
- Наименование организации
- Данные получателя записки, с указанием ФИО должностного лица;
- Само наименования - "Объяснительная записка";
- Дата составления и зарегистрированный номер документа;
- Подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);
- Непосредственно текст пояснения.
- Составитель и подпись.
Документ по структуре состоит из двух частей:
- Фактическая часть, в которой указываются факты, послужившие поводом к ее написанию;
- Причины, объясняющие сложившуюся ситуацию или факт нарушения.
Объяснительные записка обычно составляется в следующих случаях:
- Возникновение недостачи в кассе или на складе;
- Прогул или опоздание на рабочее место;
- В случае внесения корректировок в налоговую или бухгалтерскую отчетность
Реквизиты объяснительной записки аналогичны
реквизитам служебной записки. В случаях, когда необходимо доложить
руководству о какие-либо событиях в организации, влияющих на
жизнедеятельность организации используются докладные записки. Отличие лишь в отсутствии логической части, где делаются выводы и предложения.
Источник: http://blanker.ru/doc/obyasnitelnaya-zapiska |